Posibilitatea beneficiarilor de fonduri europene nerambursabile de a solicita suspendarea executării contractelor de finanțare a fost prevăzută, cu titlu de principiu, în Decretul 195/2020 privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României.
Astfel, potrivit dispozițiilor art. 11 din Anexă nr. 1 la Decretul 195/2020, beneficiarii fondurilor europene afectați de adoptarea măsurilor de urgență prevăzute în decret pot decide, împreună cu autoritățile de management/organismele intermediare, să suspende contractele de finanțare încheiate conform legii.
Din modul de formulare a dispoziției legale anterior menționate rezultă că această “posibilitate” a beneficiarilor este, totuși, condiționată de acordul autorităților de management sau al organismelor intermediare, ceea ce înseamnă că, în principiu, suspendarea ar presupune un acord al ambelor părți contractante, iar nu un act de voință unilateral al beneficiarilor afectați de adoptarea măsurilor de urgență.
În consecință, autoritățile de management au adoptat una din următoarele abordări: fie au dat dreptul beneficiarului să suspende executarea contractelor de finanțare, fără a condiționa o astfel de decizie de un acord din partea autorității, fie beneficiarul trebuie să solicite autorității suspendarea obligațiilor contractuale, suspendarea fiind condiționată, așadar, de acordul autorității.
Vom prezenta, în cele ce urmează, pentru principalele programe de finanțare, procedura pe care trebuie să o urmeze beneficiarii pentru a solicita suspendarea sau, după caz, pentru a notifica autorității decizia de suspendare a efectelor contractelor de finanțare.
Suspendarea finanțărilor nerambursabile acordate prin Programul Național de Dezvoltare Rurală 2014-2020 (PNDR)
Beneficiarii de fonduri nerambursabile acordate prin PNDR vor proceda, în principal, la reorganizarea, restructurarea sau reprogramarea activității care face obiectul finanțării, motivat de situația generată de starea de urgență.
În acest scop, beneficiarii vor trebui să depună la Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale un plan de acțiuni pentru reorganizarea, restructurarea sau reprogramarea activităților, în scopul prelungirii perioadei de execuție a contractului, cu perioada necesară pentru punerea în aplicare a planului, cu respectarea a două limite de timp: prelungirea să fie de maxim 8 luni, iar perioada de execuție a contractului, astfel prelungită, să se încadreze în termenul maxim de eligibilitate a cheltuielilor (trimestrul IV 2023).
Planul de acțiuni anterior menționat poate viza una sau mai multe din următoarele măsuri: prelungirea anumitor etape din graficul de implementare, reeșalonarea tranșelor de plata și/sau majorarea numărului maxim de 5 tranșe de plată, solicitarea prelungirii duratei de execuție a contractului, caz în care nu se vor mai percepe penalitățile de întârziere prevăzute în contractele de finanțare.
În cazul în care beneficiarii, în urma unei analize a proiectului, constată că nu pot să procedeze la reorganizarea, restructurarea sau reprogramarea activității care face obiectul finanțării, pot solicita AFIR suspendarea prevederilor contractuale, pe durata stării de urgență.
Beneficiarii care au primit un avans din finanțare, pot solicita suspendarea obligațiilor contractuale numai cu asigurarea valabilității scrisorilor de garanție bancară sau a polițelor de asigurare a avansului, emise de instituțiile financiar bancare/nebancare/societățile de asigurare.
În concluzie, în cazul finanțărilor acordate prin PNDR, suspendarea executării contractelor de finanțare este subsidiară măsurilor de reorganizare, restructurare sau reprogramare a activității care face obiectul finanțării și este condiționată de acordul Agenției pentru Finanțarea Investițiilor Rurale.
Suspendarea finanțărilor nerambursabile acordate prin Programul Operațional Capital Uman 2014-2020 (POCU)
Inițial, prin Instrucțiunea nr. 5 din 19.03.2020, emisă de Ministerul Fondurilor Europene Direcția Generală Programe Europene Capital Uman, în cazul în care erau afectați de măsurile de urgență adoptate prin Decretul 195/2020, beneficiarii puteau solicită suspendarea implementării proiectului.
Solicitarea era analizată în termen de maxim 7 zile lucrătoare, iar în cazuri bine justificate, autoritatea de management/organismul intermediar putea respinge cererea de suspendare.
Prin Clarificările privind punerea în aplicare a Instrucțiunilor 4 și 5 ale AMPOCU, Ministerul Fondurilor Europene, Direcția Generală Programe Europene Capital Uman a revenit asupra dispozițiilor anterior menționate și a prevăzut că beneficiarii sunt cei care decid fie continuarea implementării proiectului, pe durata stării de urgență (cu acceptarea din partea autorității de management/organismului intermediar a unor întârzieri în graficul de activități) fie suspendarea implementării proiectului.
“Clarificările” anterior menționate, deși sunt denumite astfel, nu aduc o lămurire suplimentară Instrucțiunilor nr. 4 și 5 ale AMPOCU, ci le modifică, în sensul că cererea de suspendare nu mai este supusă aprobării autorității de management/organismului intermediar, decizia de a continua sau de a suspenda implementarea proiectului apartinând exclusiv beneficiarilor, potrivit precizărilor din “Clarificări”.
În cazul în care beneficiarul decide suspendarea implementării contractului, acesta urmează să trimită către Organismul Intermediar o Solicitare de suspendare a implementării proiectului, exclusiv prin mijloace electronice (modulul de comunicare din MySMIS, e-mail sau fax), fără a mai include și analiza implicațiilor stării de urgență asupra activităților proiectului, așa cum impunea inițial Instrucțiunea nr. 5/19.03.2020. În opinia noastră, această ar trebui să fie interpretarea corectă a dispoziției din Clarificări, conform căreia “fluxul procedural a fost simplificat și redus la depunerea unei Solicitări de suspendare a implementării proiectului”.
Potrivit Instrucțiunii nr. 5/19.03.2020, suspendarea implementării proiectului reprezintă sistarea tuturor activităților, iar cheltuielile efectuate de beneficiar în această perioada nu vor fi acoperite din finanțarea acordată proiectului.
Suspendarea produce efecte pe durata stării de urgență stabilite prin Decretul 195/2020 și încetează de drept la data încetării stării de urgență sau la o dată anterioară acesteia, în cazul în care beneficiarul solicită acest lucru.
În cazul în care decid continuarea implementării proiectului, beneficiarii pot folosi lucrul la distanță sau alte tehnologii care să permită transmiterea de date (audio, video etc.) și accesul la informații pentru persoanele implicate (cursuri prin platforme online, skype, videoconferințe).
De asemenea, beneficiarii care au decis continuarea implementării proiectului au obligația de a depune la organismul intermediar responsabil, spre aprobare, un plan de acțiuni de recuperare a întârzierilor provocate exclusiv de această situație specifică, în termen de 10 zile de la declararea de către autoritățile competente a eliminării riscului de răspândire a infecției cu COVID 19. După aprobarea planului de către organismul intermediar (care se va realiza în termen de maximum 10 zile calendaristice de la depunere), acesta va deveni obligatoriu pentru beneficiar.
Obligația depunerii unui plan de recuperare a întârzierilor nu subzistă în cazul beneficiarilor care au decis suspendarea implementării proiectului, întrucât, în această situație, durata de implementare a proiectului (stabilită la un număr de luni, conform contractului de finanțare) nu se modifică.
În concluzie, se înțelege că în cazul finanțărilor nerambursabile acordate prin POCU, beneficiarii sunt cei care decid, în mod unilateral, fără a avea nevoie de acordul autorității de management sau a organismului intermediar, suspendarea sau continuarea implementării proiectelor.
Suspendarea finanțărilor nerambursabile acordate prin Programul Operațional Infrastructură Mare 2014-2020 (POIM)
În ceea ce privește proiectele finanțate prin POIM, axele prioritare 3-8, după intrarea în vigoare a Decretului 195/2020, Ministerul Fondurilor Europene, Direcția Generală Programe Europene Infrastructură Mare a emis Instrucțiunea nr. 28/19.03.2020, prin care a prevăzut că rapoartele de progres, care erau depuse lunar, vor fi transmise trimestrial, în primele 10 zile calendaristice ale trimestrului următor celui pentru care se face raportarea, începând cu trimestrul al II-lea, în timp ce fișele de monitorizare vor putea fi actualizate trimestrial și vor fi transmise pe email, în prima zi lucrătoare a fiecărui trimestru.
De asemenea, în cazul contractelor de finanțare care au prevăzută limita perioadei de implementare, până la dată de 30 septembrie 2020, în scopul prelungirii acesteia, beneficiarii vor înainta o solicitare de modificare a contractului prin act adițional, însoțită de modificarea corespunzătoare a graficului de activități, în termen de maxim 10 zile lucrătoare.
În concluzie, în cazul proiectelor finanțare prin POIM, nu a fost prevăzută posibilitatea beneficiarilor de a solicită suspendarea executării contractelor de finanțare.
Suspendarea finanțărilor nerambursabile acordate prin Programul Operațional Competitivitate 2014-2020 (POC)
Beneficiarii care implementează proiecte în cadrul POC și care, din motive excepționale legate de prevenirea răspândirii coronavirusului, nu își pot derula activitățile prevăzute în cadrul contractelor de finanțare, pot transmite prin email o notificare la organismele intermediare și la autoritatea de management, prin care să solicite suspendarea derulării activităților/implementării proiectelor, până la reluarea activității normale a instituției/firmei. În termen de 5 zile de la reluarea normală a activității, beneficiarii trebuie să transmită către organismul intermediar și către autoritatea de management, prin email, o notificare în care să precizeze data de la care a fost reluată activitatea.
Solicitarea de suspendare trebuie să fie semnată de reprezentantul legal al beneficiarului și trebuie însoțită de o justificare privind activitățile proiectului care nu pot fi derulate, dată de la care se suspendă derularea activităților respective și impactul pe care îl are sistarea temporară a acestora asupra termenului final de implementare a proiectului.
În termen de maximum 10 zile calendaristice de la declararea de către autoritățile competente a eliminării riscului de răspândire a infecției cu COVID 19, beneficiarii vor depune la organismul intermediar responsabil, spre aprobare, un plan de acțiuni de recuperare a întârzierilor provocate exclusiv de această situație specifică. După aprobarea planului de către organismul intermediar (care se va realiza în maxim 10 zile calendaristice) acesta va deveni obligatoriu pentru beneficiar.
Remarcăm, așadar, că în cazul proiectelor finanțate prin POC, suspendarea nu este limitată la durata stării de urgență, ci se raportează la reluarea activității normale a beneficiarului (care, în mod evident, poate fi ulterioară încetării stării de urgență). De asemenea, deși nu se prevede expres, suspendarea nu este supusă aprobării organismului intermediar sau autorității de management, fiind lăsată la latitudinea beneficiarilor.
Pe de altă parte, în opinia noastră, suspendarea implementării proiectului este incompatibilă cu ideea de plan de recuperare a întârzierilor, atât timp cât, în cazul suspendării, durata de implementare rămâne neschimbată, deci nu ar trebui să se pună problema recuperării întârzierilor (adică a duratei cât contractul a fost suspendat).
În concluzie, în funcție de programul în cadrul căruia au primit finanțarea, beneficiarii pot suspenda implementarea proiectelor, urmând ca, după încetarea efectelor suspendării, proiectele să fie reluate, în principiu, aceleași condiții stabilite prin contractele de finanțare.
Oana Stratula, Avocat Partener în cadrul Societății Civile de Avocați Strătulă și Asociații
Articol publicat în data de 26 Martie 2020 pe Business 24.