Evoluția tehnologică din ultimii ani, sau chiar decenii, și implicarea din ce în ce mai puternică a tehnologiei informației în viața de zi cu zi produc efecte pe toate planurile, inclusiv în domeniul juridic. Mediul juridic se adaptează permanent prin modificări legislative și prin validarea tot mai multor căi de transmitere a informațiilor drept mijloace adecvate de comunicare a actelor juridice.
Cel mai recent exemplu în acest sens este Decizia Înaltei Curți de Casație și Justiție din data de 24 Octombrie 2016, care confirmă posibilitatea angajatorului de a comunica decizia de concediere salariatului prin e-mail. Anterior acestei decizii, regimul juridic al comunicării deciziei de concediere era unul general, articolul 76 din Codul Muncii impunând exclusiv forma scrisă a comunicării, fără detalieri suplimentare. Or, în condițiile în care poșta electronică (e-mailul) este omniprezentă în activitățile de business și resurse umane ale oricărei societăți, s-a pus nu de puține ori întrebarea dacă decizia de concediere comunicată prin acest mijloc este comunicată în mod legal.
Decizia Înaltei Curți, dată în urma solicitării de pronunțare a unei hotărâri prealabile, și care deci va deveni obligatorie dupa publicarea în Monitorul Oficial, a lămurit această problemă, în sensul în care e-mailul reprezintă o modalitate legală de comunicare a deciziei de concediere, cu îndeplinirea unei serii de condiții cumulative.
Condițiile cerute pentru comunicarea valabilă a deciziei de concediere prin e-mail
Cu titlu preliminar, dorim să precizăm că prezentul articol nu își propune să anticipeze motivarea pe care Înalta Curte o va da deciziei pronunțate, și prin urmare ne vom referi la consecințele acesteia cu rezervele de rigoare, urmând ca, ulterior publicării motivării, să revenim pe larg și cu privire la rațiunile, după părerea noastră indiscutabil corecte, care au stat în spatele acestei soluții eficiente.
Din cuprinsul dispozitivului deciziei Înaltei Curți se desprind, totuși, condițiile ce trebuie respectate pentru ca o comunicare e-mail să fie făcută în mod legal între angajator și salariat.
O primă condiție este aceea ca angajatul să fi comunicat angajatorului adresa sa de e-mail în prealabil, condiționare pe care o considerăm firească, întrucât este aptă să elimine eventuale abuzuri, cum ar fi comunicarea pe o adresa de e-mail pe care angajatul nu o (mai) folosește, și pe care din acest motiv nici nu a comunicat-o angajatorului pentru desfășurarea corespondenței legate de serviciu.
O a doua condiție este aceea ca în cadrul societății angajatoare să existe obiceiul comunicării cu angajații prin intermediul e-mailui. Suntem de parere că și această condiționare este una firească, întrucat impunerea unui element de continuitate și constanta comunicării pe e-mail tinde la înlăturarea cazurilor în care, deși pe durata unei relații îndelungate de muncă angajatul nu a primit niciun e-mail de la reprezentanții angajatorului, decizia de concediere este transmisa salariatului exclusiv prin poșta electronică.
Forma deciziei. În ceea ce privește forma deciziei, aceasta trebuie sa fie în format PDF accesibil electronic, iar în conținutul său să se regăsească toate elementele prevăzute de Codul Muncii, la acelasi articol 76: termenul de preaviz, motivele de concediere, lista locurilor de muncă vacante din companie și termenul în care angajatul poate să opteze pentru acestea.
Semnatura electronică. Potrivit Înaltei Curți, cerințele de formă prevazute de Legea nr. 455/2001, referitoare la înscrisurile în formă electronică, printre care în mod special importantă, semnatura electronică, nu sunt necesare pentru comunicarea legală a deciziei de concediere.
Așadar, dacă toate condițiile de mai sus sunt îndeplinite, comunicarea deciziei de concediere în format PDF prin e-mail către salariat este perfect valabilă, și face să înceapă să curgă termenul de 30 de zile de contestare a acesteia.
Consecința nerespectării condițiilor de transmitere prin e-mail a deciziei de concediere
Am văzut, în secțiunea precedentă, care sunt condițiile pe care Înalta Curte le-a reținut pentru comunicarea în mod valabil a deciziei de concediere prin e-mail? Care este insă consecința nerespectării acestora?
Răspunsul diferă în funcție de natura condiției pe care o încalcă angajatorul la momentul comunicării deciziei de concediere; în acest sens, încălcarea poate să privească o condiție impusă modului de comunicare, o condiție de formă a deciziei, sau o condiție de fond a acesteia.
În opinia noastră, sancțiunea nulității deciziei de concediere va fi aplicabilă doar în măsura în care condițiile încălcate privesc însăși decizia, nu și modul de comunicare a acesteia. Altfel spus, ca și în cazul comunicării deciziei prin înscris în formă materială, încălcarea condițiilor de formă impuse de art. 76 din Codul Muncii, sau a celor de fond, distincte de la caz la caz în funcție de felul concedierii, conduce la nulitatea deciziei de concediere.
Cu toate acestea, sancțiunea pentru efectuarea comunicării cu încalcarea condițiilor reținute de Înalta Curte nu ar trebui, după părerea noastră, sa fie nulitatea deciziei, ci doar invalidarea procedurii de comunicare, cu consecinta ca decizia, chiar valabilă din punctul de vedere al formei și al fondului, să se considere că nu a fost comunicată salariatului.
Într-o astfel de ipoteză, principalele efecte ale lipsei comunicării sunt pe de o parte faptul că termenul de atacare a deciziei nu începe să curga și, desigur, faptul că aceasta nu ii este opozabilă salariatului.
Obiectul comunicării: exclusiv deciziile de concediere?
O altă chestiune de interes, în opinia noastră, în legatură cu decizia ICCJ este dacă aceleași rațiuni pentru care comunicarea deciziei de concediere prin e-mail este perfect valabilă (câtă vreme respectă o serie de condiții deja enumerate) sunt apte să valideze și comunicarea altor decizii emise de către angajator, salariatului?
Cu privire la acest aspect, cu toate că înclinăm să dăm un răspuns pozitiv întrebării, în sensul în care sfera actelor care pot fi comunicate prin e-mail nu ar trebui restransă la deciziile de concediere, ne vom lua rezervele deja menționate, și vom reveni cu acest subiect imediat dupa ce vom cunoaște și motivarea Înaltei Curți, în urma publicării deciziei în Monitorul Oficial.
Editorial semnat de Cosmin Mocanu, Avocat Partener în cadrul Societății Civile de Avocați Strătulă Mocanu & Asociații.Articol publicat în revista Business 24, în data de 03 Noiembrie 2016.